專案要成功,地基先打好!

想要專案進展順利看這篇就對了!

「品牌專館管理系統改版」是一能讓企劃人員效率提升8倍的專案,
到底是什麼樣的元素讓它表現如此突出呢?
是參與專案人員優異的能力,還是有適宜的工具作輔助呢?
讓我們往下看↓

令人崩潰的舊版品牌專館管理系統

(圖片來源:https://goo.gl/images/zi1cD4)

「品牌專館」字面上的翻譯就是:「品牌的專屬頁面」,換句話說就是:「該品牌的相關資訊皆會被放入該頁」。可想而知,該頁的資訊量是非常多的,然而當這些資訊都需要由企劃手動重新複製一個頁面的html後,再去修改每個圖片、連結的網址,而修改的途中,又有可能因為編輯器的不相合,吃掉程式碼造成跑版,於是又必須重新調整,您說,這一連串瑣碎的流程是否會令人崩潰?這就是改版前,品牌專館企劃-Oliver的慘況,每個月單一品牌就必須花掉她4-5個小時才可以讓專案上線,兩個品牌就必須花掉她一整個工作天來處理這些瑣碎雜事!對她來說,絕對是種折磨,不過換個角度來說,這也是重新學習程式碼的好時刻!

每個系統都有它存在的意義,舊版品牌專館也不例外

那為何會出現如此令人困擾的系統?
「品牌專館」"舊"版管理系統之所以存在,簡單來說它就是個過渡期,艾思需要知道在當時算是全新的產品—「品牌專館」,其對於品牌來說,是否能確實傳達品牌想與消費者溝通的資訊,而網友對於「品牌專館」的出現是否能接受。因此舊版管理系統會如此不符合人性,完全是因為在開發舊版管理系統時,就知道它並非是會被永久使用的系統,只是暫時出現以滿足企劃在專案上的需求。所以在幾個月觀察品牌端成效與網友反應皆良好後,就是「品牌專館」"新"版管理系統登場的時候了!

大躍進!Dreams come true

品牌專館管理系統改版後,一個專案上線的前置作業時間,從4-5個小時進步到30分鐘,效率整整提升至少8倍!整個專案的推動過程也非常地順利,這到底怎麼辦到的?

Tips 1. 現有資源、需求、目標三樣都要摸透透

(左一:品牌專館企劃(需求端)—Oliver  左二:專案工程師(開發端)—Annie  右一:專案工程師(開發端)—Hank)

引述專案工程師Hank所言:「呈現出來的畫面是圓、是扁、還是長的其實都不重要,因為工程師都可以做出來,重要的是需求是否明確,而思考時,更要想此功能或元素是否也會運用到網站的其他地方,邏輯也必須要非常清楚。」
Oliver非常了解自家網站,所以整個專案的規劃都能非常完善得運用站上資源,另一方面,因為非常了解自己的需求與目標,在專案開始前,就已經能先將其需求詢問技術人員是否可行,而後擬成企劃書供專案工程師-Annie、Hank參考,再開專案行前會議,以確保IT知道其需求與目標。

Tips 2. 讓每位專案參與人員的腦袋隨時保持聯繫

因為企劃人員與技術人員的腦袋不一樣,企劃人員習慣使用圖文並茂的企劃書,將自己腦中的構想以及各個細項都勾勒出來,然而IT卻習慣邏輯且清楚明白的條列式敘述,兩者的差異會造成資訊上的落差,因此不斷的互動與溝通是非常重要的喔!
在專案開始前,Oliver已先將其企劃書寄給Annie,而Annie在專案行前會議就已經先將其對企劃書的認知擬成一份需求確認書,在專案行前會議作雙方需求確認,再將需求確認書作最後修訂,最後給Oliver確認其需求,這個看似繁雜瑣碎的步驟,卻是整個專案的最大功臣!
而專案行進間,當Annie遇到有疑惑或者是不確認的地方,也會立刻與Oliver作確認,以免作白工,同時,也會定期利用預估時程表回報進度;而Annie與Hank之間也會作良好的溝通,他們甚至畫出手稿來確認雙方對於改版的樣貌是有共識的!
在專案結束後,開結案會議,不但有助於大家review整個專案的成效,也幫助大家在流程中學經驗,在失敗中記取教訓。

Tips 3.換位思考-發揮懶人極致

(圖片來源:https://goo.gl/images/wk1wfu)

Oliver在專案行前會議就讓參與人員了解,整個專案的目的,是要能讓她發揮懶人的極限,所以必須要將上稿流程盡量簡化並且縮短其作業時間,所以她的終極目標為「一鍵搞定」—只需按一個按鍵就能完成所有作業!因此當Annie遇到問題時,就會先想如何才能讓Oliver躺著就能將案子送上線(?,應該是說,如何才能讓她輕鬆且花最少的時間上稿,再將她想出的方法與Oliver確認後才會執行。

Tips 4.Hank萬能的程式碼
img_5572.jpg

(圖片來源:https://goo.gl/images/iAZhHs)

Hank在專案也是一個大人物,雖然專案進行時,他手上也同時進行著其他案子,卻不會因此而自亂陣腳,反而他的程式碼非常清楚明白,所以Annie拿到他的程式碼,不用花很多時間去理解就能運用在專案上,簡單來說,Hank的程式碼非常好用,因此很多專案大家都可以多多找他合作喔!

上述除了Tips 4是開玩笑的,其他都是大家作專案時,必須要注意的喔!
落落長是吧?以下讓我來幫您做個統整:

由上圖可以發現,專案前期的準備是最為重要的,地基不打好,房子就很容易垮,因此一個專案的成功,前期的準備絕對是關鍵!

這裡也推薦三個必備文件給大家:

1.專案需求確認書
●推薦理由:作為雙方確認需求之工具,不需圖文並茂,可為條列式,並用有邏輯的順序以及格式撰寫,使需求一目了然。不論專案啟動前或者是進行中,都是極為重要的文件,可確保雙方的資訊是保持一致的喔!

2.專案預估時程
●推薦理由:將專案作切割,依造專案需求將功能條列式列出,並規劃完成時間,利用百分比追蹤並報告進度,雖然非為正規專案流程(ex:甘特圖),但其更為清楚明瞭。

3.測試說明書
●推薦理由:省去說明會議時間,直接透過說明文件讓測試者了解專案使用方法與測試流程,讓專案測試流程更為順暢並同時節省時間。
經過頻繁的互動以及不斷的溝通,Oliver’s dream finally comes true!終於可以躺著上稿了!(誤
一個專案表現優異,並不只是需要企劃人員的企劃能力以及技術人員的程式能力,更重要的是參與專案的人員之間要不斷地進行溝通,除了要確保專案是往對的方向進行,不會花過多的時間與精力在不對的事物上,在過程中更能透過溝通不斷將專案細項改良優化,如此一來,專案不只會進行的非常順利,成效也會比以往預期的好,而透過適當的文件則是能讓溝通更順暢,總而言之,專案人員彼此之間訊息的流通度與資訊的一致度,是專案能順利運行的關鍵點!

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