「秉持UrCosme初衷」跟著2020百大網友紅唇賞總召、副召來辦一場溫馨的網友交流活動!

終於完美落幕~ 開心!

「要有不管發生什麼事都想把活動辦到最好的心!」這次紅唇賞的總召、副召異口同聲地說到。我們在今年一月舉辦了2020「百大網友紅唇賞」~終於有這個機會可以好好地與整年陪伴我們的網友們見面交流,大家無不卯足全力想讓大家有個美好的體驗與回憶。

回顧2020,原本預計每季都會舉辦的網友交流會,就這樣因疫情默默的無限期延後,雖然很幸運地在10月有成功舉辦一場小型溫馨的秋季網友交流會,可是想讓網友感受到我們心意的想法卻一直在大家心裡默默燃燒~(一場不夠啊XD) 而2020的年度百大網友紅唇賞就回歸到一開始抱著感恩、回饋的初衷,在總召與副召的帶領下,圓滿地完成了一場小巧精緻,不管是網友還是工作人員都收穫滿滿的百大網友紅唇賞活動。

完美的活動背後都有辛苦的推手,就讓我們跟著2020百大網友紅唇賞的總召Joy與副召方方,一起來聊聊今年的幕後故事吧!

1.一開始對自己還有活動的期許是…
方方也是去年美妝日的總召,這兩次活動目的跟準備心情應該蠻不一樣,可以分享一下在心境上有沒有什麼不同嗎?

Joy-
因為在一開始知道要接下這個重責大任後,就知道今年的預算相對有限> <而如何運用少少的花費做出最好的活動,正是這次的挑戰跟期許。這次的紅唇賞也跟往年比較不一樣,前幾年都是屬於比較大型的,除了百大網友還會有一般網友出席,這次回到三四年前的活動規模,單純回歸到跟百大網友間的互動,小型活動反而很注重細節。也因為2020年疫情關係有點久沒有辦網友活動,所以商請了去年的總召方方協助。我們想要舉辦一場小而美,簡單又隆重的紅唇賞。

方方-
最顯而易見的當然就是角色的轉變,去年是總召(雖然也是很菜XD),很多是跟主管前輩們討論的結果。而今年變成一個協助的角色,主要期許能夠以之前的經驗,協助活動可以更加順利地進行,需要隨時去觀察跟思考總召有什麼需要幫助的,再適時給予意見~
要說這兩次活動的差別,我想……當一個領導人要能夠清楚地掌控各組的進度跟到底要做什麼,執行過程中也要盯緊大家的狀況,全部都要carry的概念;而副召就是想一些總召沒有注意到的事,有點像是總召的後盾,但其實初衷都是一樣,就是想盡辦法讓活動更好就對了!

2.在執行過程中,看總召副召不定時有各種大大小小的會議,在與各組溝通協調的過程中有沒有特別需要注意的呢?

Joy-
一開始要先擬給各組一個明確的方向、要達到什麼目標。這個就是總召需要最清楚的地方,要知道整個活動籌備過程進行到哪個階段、還有那些沒有做,才能適時地叮嚀各組確實執行。我們也有開一個各組長的群組,因為除了辦活動,每個人都還是有例行公事要處理,要在大家都很忙碌的狀況下保持大家的討論,有任何問題可以隨時提出,負責人才可以及時處理。

方方-
首先定期會是每個禮拜一定要排除萬難參與的大事,各組長們分別彙報進度、互相討論,有需要協助的也要即時提出,一起在會議上做決策。如同Joy提到的,其實大家手邊都還是有很多事務需要處理,也不想占用到大家太多時間,講求效率會是我們與各組溝通的目標,需要快、狠、準!

3.前面有提到因活動規模較小,預算相對也比較少,如何在壓低預算的狀況下,還能夠舉辦這麼豐富的活動內容?

超級可愛的米餅~

Joy-
因為活動的目的跟規模就有很大的差別,預算一定要重新做調整。過往會希望看起來澎湃,氣場很大的感覺,食物什麼的都準備的很多元,不過這次剛好也碰上疫情的關係,改成精緻小點心像是可愛的米餅,也比較沒有衛生上的疑慮,更不會造成食物浪費。這邊就壓了一些花費,另外這次活動是以機場、出國旅遊為主題,很多相關的製作物像是入場券想製作成機票的樣式,其實網路上也有很多可以直接客製,但因為預算就都請我們的設計自己來,只能說設計很罩!除了調整預算分配,從小細節下手,這樣東省西省下來也是一小筆呢!

機票入場券可是設計一手包辦!

方方-
其實預算不足的情況下,就是需要花比平常更多的時間去做功課。一個用時間換取金錢的概念XD 也蠻考驗大家大海撈針搜尋的能力,如何找到真正符合預算跟期望的東西,真的需要花時間精神去找。我們也希望把預算放在真正能夠讓網友感受到的地方,像是小禮物(行李收納盒)、花束等等。精準地利用預算下,最後給網友的禮物看起來真的挺豐富,很能展現我們滿滿的心意!

4.你們覺得活動負責人需要具備什麼樣的條件,會對整個活動更加有幫助?

Joy-
身為總召,覺得要有能夠顧及所有層面的細心、敏銳度。需要很仔細地去follow有沒有事情沒有跟上進度,也要有耐心跟各組不斷地協調溝通。尤其在越接近活動的時候,心情上也會變得有點焦慮,希望活動可以很完美,情緒也會受到影響,一方面同時也還有例行工作需要處理,這時候自己的時間分配就顯得更加重要,需要把時間放在最重要的事情上。不過找到一個給力的副召也很重要(笑),方方在辦活動方面很有經驗,跟他一起合作很放心~

方方-
堅持讓活動盡善盡美的責任心,當一個領導人真的很不簡單!我跟Joy可以合作無間,可能也是因為我們蠻互補的,Joy是個很細心的人,我就比較沒有那麼細心XD,不過因為已經有辦過去年的美妝日,也結合一些以前辦活動的經驗,就算性質主題可能不一樣,但解決的方法不外乎就是這些,所以其實就是做中學,然後把這次的經驗內化成自己的養分去灌溉下次的活動,當然也是要用心去灌溉~

5.最重要的活動當天!想必兩位當天都抱著戰戰兢兢忐忑的心情XD 活動有沒有照著心中的方向進行呢?

Joy-
當天就是考驗臨場反應!很多事情沒有到現場操作真的都說不準,像是投影幕出了一點小trouble、麥克風失聲、要送網友的花搞錯地址等等。這些真的是當下發生了才能想辦法解決,如何在短時間內不疾不徐的化險為夷就是臨場反應的能力了!還好雖然中間有一些小小問題,但看到網友很滿意、也很用心地配合我們的偽出國主題,就覺得很感動,台上一分鐘台下十年功,準備了一個多月的辛苦也都值得了!

方方-
活動當天我覺得要把情緒放在一旁,問題發生的當下一定會有一些情緒,但是秉持要讓活動完美的初衷,當下真的是要先解決問題,想辦法讓活動氣氛順利進行才是首要目標。也很感謝當天,艾思全體工作人員的熱情協助,除了事前的準備,當天每個人也都負責不同的活動工作,不管是場佈、接待還是主持人,每個人都盡心盡力地讓這個活動更完美,這絕對是活動能順利圓滿的關鍵!

6.可不可以對下一屆紅唇賞總召精神喊話,或是有特別想要交代提醒的,相信下一屆的總召絕對會閱讀這篇教戰守則的!

行前會議,大家也都戰戰兢兢呢~

Joy-
覺得要怎麼領導大家一起同心協力,讓大家樂在其中跟你一起辦活動會是總召很大的一個功課!當總召有熱情、相信活動的信念,在開會過程中也會感染,會讓大家更有熱情的辦活動,也會更樂於跟你一起做事。總之就是先相信自己可以完成一場很棒的活動,然後盡心盡力去做就對了~

方方-
要做好心理準備哈哈哈哈,其實不用那麼緊張啦~艾思的大家彈性跟接受度都蠻高的,加上網友也都揪感心,要辦一場好活動其實不難。一開始的目的一定要先定義清楚,然後要記得一開始的初衷。會找到自己的方向的~

7.因為疫情的關係,2020的紅唇賞屬於偏溫馨的小型活動,可不可以請方方分享一下在準備像2019美妝日這種百人以上的大型活動時,不管是在心境上還是實際執行方面有什麼特別需要面對的挑戰呢?

方方-
雖然百人活動對UrCosme來說已經算是蠻大的活動了,還是會期待之後可以舉辦更多更大型的活動,就像剛剛提到的希望可以挑戰、嘗試更多不同的活動內容。覺得不管活動要精緻、要盛大,活動負責人都需要有想讓活動極盡完美的心態,有個正確的方向,活動自然而然也會朝著想要的方向前進!剛剛Joy也說到了一點覺得蠻重要的,尤其大型活動更需要總召的信念XD 不只是組員們會更有熱情,相信參與的網友也可以深深體會到我們辦活動的用心!

最後當然要感謝艾思的大家,從開始著手準備到活動當天給力的協助,才能讓2020百大網友紅唇賞完美落幕!也希望2021疫情能夠減緩,這樣每季的網友交流會才能順利舉辦,一年只有一兩次跟網友見面的機會太少了啦~大家若是想更加及時收到各種活動資訊別忘了到UrCosme (@cosme TAIWAN)粉絲專頁按讚唷!

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